# Personalwechsel-Kosten-Rechner für die Zahnarztpraxis

> Berechnen Sie aus Ihren eigenen Zahlen, was es Ihre Praxis kostet, wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter geht: Stellensuche, Wochen ohne Besetzung und Einarbeitung. Rechenhilfe, keine Steuer-, Rechts- oder Unternehmensberatung. Der Rechner rechnet nur mit Ihren Eingaben.

Source: https://hajto.de/personalwechsel-kosten  
Last updated: 2026-10-29T09:37:35Z  
English version: https://hajto.de/en/tools/dental-staff-turnover-cost-calculator.md

Interaktiver Rechner auf der Seite (läuft im Browser). Eingaben: Bruttomonatsgehalt, Gehälter pro Jahr, Arbeitgeberanteil Sozialversicherung (vorausgefüllt, änderbar), Recruiting-Kosten, Wochen ohne Besetzung, entgangener Umsatz bzw. Mehrkosten pro Woche, Einarbeitungswochen, Produktivität in der Einarbeitung, sonstige Kosten; optional werden die eingesparten Arbeitgeberkosten während der Vakanz abgezogen.

## Was der Rechner ausrechnet

Wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter geht, entstehen an drei Stellen Kosten: bei der Suche (Stellenanzeigen, Vermittlung, Ihre Zeit für Gespräche), in den Wochen ohne Besetzung (entgangener Umsatz, weil weniger Patienten behandelt werden können, oder Mehrkosten für Überstunden und Aushilfen) und in der Einarbeitung, in der die neue Kollegin voll bezahlt wird, aber noch nicht voll produktiv ist.

Solange die Stelle frei ist, zahlt die Praxis das Gehalt nicht. Der Rechner zieht diese eingesparten Arbeitgeberkosten standardmäßig ab, das Ergebnis sind also die Nettokosten; entfernen Sie das Häkchen, wenn Sie nur die Kosten sehen möchten. Euro-Ergebnisse sind kaufmännisch auf volle Cent gerundet, und jede Zeile lässt sich mit den angezeigten Zahlen nachrechnen.

## Die Formeln

- **Arbeitgeberkosten pro Jahr** = Bruttomonatsgehalt × Gehälter pro Jahr × (100 % + Arbeitgeberanteil in %)
- **Arbeitgeberkosten pro Woche** = Arbeitgeberkosten pro Jahr ÷ 52
- **Ausfall während der Vakanz** = Wochen ohne Besetzung × entgangener Umsatz bzw. Mehrkosten pro Woche
- **Einarbeitung** = Einarbeitungswochen × Arbeitgeberkosten pro Woche × (100 % − Produktivität in der Einarbeitung in %)
- **Kosten** = Recruiting + Ausfall während der Vakanz + Einarbeitung + sonstige Kosten
- **Eingesparte Arbeitgeberkosten (optional)** = Wochen ohne Besetzung × Arbeitgeberkosten pro Woche
- **Kosten eines Personalwechsels** = Kosten − eingesparte Arbeitgeberkosten
- **In Monatsgehältern** = Kosten eines Personalwechsels ÷ Bruttomonatsgehalt

## Welche Zahlen Sie eintragen

Das Gehalt ist das Bruttomonatsgehalt der Stelle. Tragen Sie 13 Gehälter pro Jahr ein, wenn ein 13. Monatsgehalt oder Ähnliches gezahlt wird. Der Arbeitgeberanteil ist mit den gesetzlichen Sätzen 2026 vorausgefüllt; ändern Sie ihn, wenn Ihre Lohnabrechnung einen anderen Wert zeigt.

Den entgangenen Umsatz pro Vakanzwoche schätzen Sie selbst. Wenn Sie statt des Umsatzes den entgangenen Gewinn rechnen möchten, tragen Sie den Umsatz abzüglich der variablen Kosten (Material, Labor) ein. Produktivität in der Einarbeitung: 50 % heißt, die neue Kollegin schafft in diesen Wochen die Hälfte dessen, was eine eingearbeitete schafft.

## Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung 2026

| Versicherung | Beitragssatz | Arbeitgeber | Quellen |
| --- | --- | --- | --- |
| Krankenversicherung, allgemeiner Beitragssatz | 14,6 % | 7,3 % | [§ 241 SGB V Allgemeiner Beitragssatz](https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_5/__241.html); [§ 249 SGB V Tragung der Beiträge bei versicherungspflichtiger Beschäftigung](https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_5/__249.html); [Wie sind die aktuellen Beitragssätze in der Sozialversicherung? (06.01.2026)](https://www.tk.de/firmenkunden/versicherung/beitraege-faq/beitragssaetze/aktuelle-beitragssaetze-in-der-sozialversicherung-2031554) |
| Durchschnittlicher Zusatzbeitragssatz der Krankenkassen (Ihre Kasse kann abweichen) | 2,9 % | 1,45 % | [Bekanntmachung des durchschnittlichen Zusatzbeitragssatzes nach § 242a Absatz 2 SGB V für das Jahr 2026 vom 7. November 2025 (BAnz AT 10.11.2025 B7)](https://www.bundesanzeiger.de/pub/publication/oUJYVk8GYRXybnb9Y4h/content/oUJYVk8GYRXybnb9Y4h/BAnz%20AT%2010.11.2025%20B7.pdf); [§ 249 SGB V Tragung der Beiträge bei versicherungspflichtiger Beschäftigung](https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_5/__249.html); [Wie sind die aktuellen Beitragssätze in der Sozialversicherung? (06.01.2026)](https://www.tk.de/firmenkunden/versicherung/beitraege-faq/beitragssaetze/aktuelle-beitragssaetze-in-der-sozialversicherung-2031554) |
| Rentenversicherung | 18,6 % | 9,3 % | [Die Sozialversicherungsrechengrößen 2026 (02.01.2026)](https://www.deutsche-rentenversicherung.de/KnappschaftBahnSee/DE/Aktuelles/Meldungen/2026/2026_01_02_Sozialversicherungsrechengroessen2026.html); [Fachliche Information 04/2025](https://www.deutsche-rentenversicherung.de/SharedDocs/Newsletter/DE/Rheinland/Fachinfos/25-04-nl-fachinfo); [Wie sind die aktuellen Beitragssätze in der Sozialversicherung? (06.01.2026)](https://www.tk.de/firmenkunden/versicherung/beitraege-faq/beitragssaetze/aktuelle-beitragssaetze-in-der-sozialversicherung-2031554) |
| Arbeitslosenversicherung | 2,6 % | 1,3 % | [§ 341 SGB III Beitragssatz und Beitragsbemessung](https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_3/__341.html); [§ 346 SGB III Beitragstragung bei Beschäftigten](https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_3/__346.html); [Die Sozialversicherungsrechengrößen 2026 (02.01.2026)](https://www.deutsche-rentenversicherung.de/KnappschaftBahnSee/DE/Aktuelles/Meldungen/2026/2026_01_02_Sozialversicherungsrechengroessen2026.html) |
| Pflegeversicherung (Sachsen: Arbeitgeberanteil 1,3 %) | 3,6 % | 1,8 % | [Online-Ratgeber Pflege: Finanzierung der Pflegeversicherung](https://www.bundesgesundheitsministerium.de/themen/pflege/online-ratgeber-pflege/die-pflegeversicherung/finanzierung/); [Wie sind die aktuellen Beitragssätze in der Sozialversicherung? (06.01.2026)](https://www.tk.de/firmenkunden/versicherung/beitraege-faq/beitragssaetze/aktuelle-beitragssaetze-in-der-sozialversicherung-2031554) |

Vorausgefüllt: die gesetzlichen Arbeitgeberanteile 2026 für eine sozialversicherungspflichtige Beschäftigung, zusammen 21,15 % (in Sachsen 20,65 %). Nicht enthalten: Umlagen U1/U2, Insolvenzgeldumlage und Berufsgenossenschaft. Passen Sie den Wert an Ihre Lohnabrechnung an. Die Sätze gelten bis zur Beitragsbemessungsgrenze; der Rechner wendet den Prozentsatz auf das ganze Gehalt an. Für Minijobs und Beschäftigte im Übergangsbereich (Midijob) gelten andere Regeln.

## Personal halten: was die Zahlen zeigen

Zahlen aus der Sonderbefragung zum Fachkräftemangel im Zahnärzte-Praxis-Panel (ZäPP) 2023, durchgeführt vom Zi im Auftrag der KZBV; 1.900 Zahnärztinnen und Zahnärzte haben die Fragen zur Personalsituation beantwortet.

### Stellen bleiben monatelang offen

In der Befragung dauerte die Besetzung einer Stelle durchschnittlich etwa sechs Monate, und 54 % der Praxen, die in den vergangenen zwei Jahren nicht-zahnärztliches Personal gesucht haben, konnten nicht jede Stelle besetzen. Sechs Monate sind rund 26 Wochen: Tragen Sie im Rechner realistische Vakanzwochen ein.

Quellen: [Fehlende Fachkräfte schränken Patientenversorgung ein (16.10.2024)](https://www.zm-online.de/news/detail/fehlende-fachkraefte-schraenken-patientenversorgung-ein); [Umfrage belegt: Fachkräftemangel wirkt sich auf Praxisalltag aus (19.09.2024)](https://www.zwp-online.info/zwpnews/dental-news/branchenmeldungen/umfrage-belegt-fachkraftemangel-wirkt-sich-auf-praxisalltag-aus)
### Wenige passende Bewerbungen

Auf eine offene Stelle kamen im Durchschnitt nur 3,5 Bewerbungen, von denen der Großteil (rund 2,6) nicht zum Anforderungsprofil passte. Jede vermiedene Kündigung erspart diese Suche.

Quellen: [Fehlende Fachkräfte schränken Patientenversorgung ein (16.10.2024)](https://www.zm-online.de/news/detail/fehlende-fachkraefte-schraenken-patientenversorgung-ein); [Umfrage belegt: Fachkräftemangel wirkt sich auf Praxisalltag aus (19.09.2024)](https://www.zwp-online.info/zwpnews/dental-news/branchenmeldungen/umfrage-belegt-fachkraftemangel-wirkt-sich-auf-praxisalltag-aus)
### Personalmangel schränkt das Angebot ein

40 % der Praxen bewerteten ihre Personalsituation als schlecht oder sehr schlecht, und rund 43 % mussten ihr Behandlungsangebot bereits reduzieren.

Quellen: [Fehlende Fachkräfte schränken Patientenversorgung ein (16.10.2024)](https://www.zm-online.de/news/detail/fehlende-fachkraefte-schraenken-patientenversorgung-ein); [Umfrage belegt: Fachkräftemangel wirkt sich auf Praxisalltag aus (19.09.2024)](https://www.zwp-online.info/zwpnews/dental-news/branchenmeldungen/umfrage-belegt-fachkraftemangel-wirkt-sich-auf-praxisalltag-aus)
### Gehalt prüfen

Der Median des Bruttomonatsentgelts vollzeitbeschäftigter ZFA in Deutschland liegt bei 2.841 € (Bundesagentur für Arbeit, Stichtag 31.12.2025); der ZFA-Vergütungstarifvertrag beginnt, wo er gilt, in Tätigkeitsgruppe I bei 2.620 €. Die Gehaltsseite zeigt die Werte nach Region, Tätigkeitsgruppe und Berufsjahr.

[Gehälter in der Zahnarztpraxis](https://hajto.de/gehalt-zahnarztpraxis)
### Routinearbeit abnehmen

Nach Angaben der KZBV fühlen sich Praxisteams belastet, weil der bürokratische Aufwand immer größer wird. Klare Zuständigkeiten, Vorlagen und digitale Formulare helfen, und auch Software kann dem Team Routinearbeit abnehmen, etwa KI-Dokumentation wie patientnotes.ai, die Dr. Hajtó seit über zwei Jahren in seiner Praxis nutzt, oder KI-Telefonassistenten wie Milo.

[patientnotes.ai](https://patientnotes.ai), [Milo](https://dialmilo.com)

Quellen: [Fehlende Fachkräfte schränken Patientenversorgung ein (16.10.2024)](https://www.zm-online.de/news/detail/fehlende-fachkraefte-schraenken-patientenversorgung-ein); [Umfrage belegt: Fachkräftemangel wirkt sich auf Praxisalltag aus (19.09.2024)](https://www.zwp-online.info/zwpnews/dental-news/branchenmeldungen/umfrage-belegt-fachkraftemangel-wirkt-sich-auf-praxisalltag-aus)

## Häufige Fragen

### Was kostet es, wenn eine ZFA kündigt?

Das hängt von Ihren Zahlen ab: dem Gehalt, wie lange die Stelle frei bleibt, wie viel Umsatz pro Woche entgeht und wie lange die Einarbeitung dauert. Der Rechner addiert diese Posten und zeigt jeden Schritt, so sehen Sie, welcher Teil in Ihrer Praxis am meisten ausmacht.

### Woher kommt der Arbeitgeberanteil von 21,15 %?

Er ist die Summe der gesetzlichen Arbeitgeberanteile 2026: Krankenversicherung 7,3 %, die Hälfte des durchschnittlichen Zusatzbeitrags von 2,9 % (1,45 %), Rentenversicherung 9,3 %, Arbeitslosenversicherung 1,3 % und Pflegeversicherung 1,8 % (Sachsen 1,3 %). Jeder Satz ist unter dem Rechner mit seiner amtlichen Quelle verlinkt. Umlagen und Berufsgenossenschaft sind nicht enthalten.

### Warum werden eingesparte Gehaltskosten abgezogen?

Solange niemand die Stelle besetzt, wird ihr Gehalt nicht gezahlt. Ohne den Abzug wären die Kosten zu hoch angesetzt. Wenn Sie eine Aushilfe bezahlen, tragen Sie diese als Mehrkosten pro Woche ein.

### Werden meine Eingaben gespeichert?

Nein. Die Berechnung läuft in Ihrem Browser; nichts wird an unseren Server gesendet oder gespeichert.

Stand: 28.10.2026 · Herausgeber: Munich Dental Academy. Die Berechnung läuft in Ihrem Browser. Ihre Zahlen werden weder an unseren Server gesendet noch gespeichert.