Was der Rechner ausrechnet
Wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter geht, entstehen an drei Stellen Kosten: bei der Suche (Stellenanzeigen, Vermittlung, Ihre Zeit für Gespräche), in den Wochen ohne Besetzung (entgangener Umsatz, weil weniger Patienten behandelt werden können, oder Mehrkosten für Überstunden und Aushilfen) und in der Einarbeitung, in der die neue Kollegin voll bezahlt wird, aber noch nicht voll produktiv ist.
Solange die Stelle frei ist, zahlt die Praxis das Gehalt nicht. Der Rechner zieht diese eingesparten Arbeitgeberkosten standardmäßig ab, das Ergebnis sind also die Nettokosten; entfernen Sie das Häkchen, wenn Sie nur die Kosten sehen möchten. Euro-Ergebnisse sind kaufmännisch auf volle Cent gerundet, und jede Zeile lässt sich mit den angezeigten Zahlen nachrechnen.
Die Formeln
- Arbeitgeberkosten pro Jahr
- = Bruttomonatsgehalt × Gehälter pro Jahr × (100 % + Arbeitgeberanteil in %)
- Arbeitgeberkosten pro Woche
- = Arbeitgeberkosten pro Jahr ÷ 52
- Ausfall während der Vakanz
- = Wochen ohne Besetzung × entgangener Umsatz bzw. Mehrkosten pro Woche
- Einarbeitung
- = Einarbeitungswochen × Arbeitgeberkosten pro Woche × (100 % − Produktivität in der Einarbeitung in %)
- Kosten
- = Recruiting + Ausfall während der Vakanz + Einarbeitung + sonstige Kosten
- Eingesparte Arbeitgeberkosten (optional)
- = Wochen ohne Besetzung × Arbeitgeberkosten pro Woche
- Kosten eines Personalwechsels
- = Kosten − eingesparte Arbeitgeberkosten
- In Monatsgehältern
- = Kosten eines Personalwechsels ÷ Bruttomonatsgehalt
Welche Zahlen Sie eintragen
Das Gehalt ist das Bruttomonatsgehalt der Stelle. Tragen Sie 13 Gehälter pro Jahr ein, wenn ein 13. Monatsgehalt oder Ähnliches gezahlt wird. Der Arbeitgeberanteil ist mit den gesetzlichen Sätzen 2026 vorausgefüllt; ändern Sie ihn, wenn Ihre Lohnabrechnung einen anderen Wert zeigt.
Den entgangenen Umsatz pro Vakanzwoche schätzen Sie selbst. Wenn Sie statt des Umsatzes den entgangenen Gewinn rechnen möchten, tragen Sie den Umsatz abzüglich der variablen Kosten (Material, Labor) ein. Produktivität in der Einarbeitung: 50 % heißt, die neue Kollegin schafft in diesen Wochen die Hälfte dessen, was eine eingearbeitete schafft.
Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung 2026
Personal halten: was die Zahlen zeigen
Zahlen aus der Sonderbefragung zum Fachkräftemangel im Zahnärzte-Praxis-Panel (ZäPP) 2023, durchgeführt vom Zi im Auftrag der KZBV; 1.900 Zahnärztinnen und Zahnärzte haben die Fragen zur Personalsituation beantwortet.
Stellen bleiben monatelang offen
In der Befragung dauerte die Besetzung einer Stelle durchschnittlich etwa sechs Monate, und 54 % der Praxen, die in den vergangenen zwei Jahren nicht-zahnärztliches Personal gesucht haben, konnten nicht jede Stelle besetzen. Sechs Monate sind rund 26 Wochen: Tragen Sie im Rechner realistische Vakanzwochen ein.
Quellen: Fehlende Fachkräfte schränken Patientenversorgung ein (16.10.2024); Umfrage belegt: Fachkräftemangel wirkt sich auf Praxisalltag aus (19.09.2024)
Wenige passende Bewerbungen
Auf eine offene Stelle kamen im Durchschnitt nur 3,5 Bewerbungen, von denen der Großteil (rund 2,6) nicht zum Anforderungsprofil passte. Jede vermiedene Kündigung erspart diese Suche.
Quellen: Fehlende Fachkräfte schränken Patientenversorgung ein (16.10.2024); Umfrage belegt: Fachkräftemangel wirkt sich auf Praxisalltag aus (19.09.2024)
Personalmangel schränkt das Angebot ein
40 % der Praxen bewerteten ihre Personalsituation als schlecht oder sehr schlecht, und rund 43 % mussten ihr Behandlungsangebot bereits reduzieren.
Quellen: Fehlende Fachkräfte schränken Patientenversorgung ein (16.10.2024); Umfrage belegt: Fachkräftemangel wirkt sich auf Praxisalltag aus (19.09.2024)
Gehalt prüfen
Der Median des Bruttomonatsentgelts vollzeitbeschäftigter ZFA in Deutschland liegt bei 2.841 € (Bundesagentur für Arbeit, Stichtag 31.12.2025); der ZFA-Vergütungstarifvertrag beginnt, wo er gilt, in Tätigkeitsgruppe I bei 2.620 €. Die Gehaltsseite zeigt die Werte nach Region, Tätigkeitsgruppe und Berufsjahr.
Routinearbeit abnehmen
Nach Angaben der KZBV fühlen sich Praxisteams belastet, weil der bürokratische Aufwand immer größer wird. Klare Zuständigkeiten, Vorlagen und digitale Formulare helfen, und auch Software kann dem Team Routinearbeit abnehmen, etwa KI-Dokumentation wie patientnotes.ai, die Dr. Hajtó seit über zwei Jahren in seiner Praxis nutzt, oder KI-Telefonassistenten wie Milo.
patientnotes.ai · Milo · Quellen: Fehlende Fachkräfte schränken Patientenversorgung ein (16.10.2024); Umfrage belegt: Fachkräftemangel wirkt sich auf Praxisalltag aus (19.09.2024)